Julen närmar sig och för många företagare innebär det både firande och funderingar kring reglerna för julbord, gåvor och representation. För den enskilda företagaren – eller för dig som driver aktiebolag, oavsett storlek – är det viktigt att känna till vad som gäller för beskattning och avdrag. Genom att göra rätt från början undviker du överraskningar och skapar trivsel för dina medarbetare.
Julbord som intern representation
Måltider som personalen får är normalt sett en beskattningsbar förmån, men vid intern representation – exempelvis en julfest – är både julbordet och eventuella alkoholhaltiga drycker en skattefri förmån för de anställda. Det här gäller även för uppdragstagare som styrelseledamöter, och för familjemedlemmar såsom make, maka eller hemmavarande barn. Intern representation är alltså vägen till att erbjuda en skattefri julfest och samtidigt skapa gemenskap i företaget.
Vi har arbetat med aktiebolag där endast den egna företagaren är anställd – även då gäller samma regler som för större bolag, så länge evenemanget avser intern representation.
Avdrag och moms vid julbord
En arbetsgivare får göra avdrag för kringkostnader i samband med julbord – som lokalhyra och underhållning – dock högst två personalfester per år. Däremot medges avdrag för måltider och dryck endast för enklare förtäring, såsom kaffe och smörgås. För kringkostnader gäller samma regler som för andra personalfester. Det är dessutom möjligt att göra momsavdrag på utgifter för förtäring i samband med representation, om företaget är momspliktigt. Vi har hjälpt flera kunder med korrekt hantering för både små och större fester, och just avdragsreglerna är ofta en fråga där företag kan undvika fel genom att ta hjälp redan vid planeringen.
Utförlig information om representation och avdrag finns exempelvis i representation och moms.
Julklappar till anställda
Julklappar är normalt en skattepliktig förmån, men här finns ett undantag: julgåvan är skattefri om värdet inte överstiger 550 kronor inklusive moms. Det som är viktigt att komma ihåg är att om gåvans värde överstiger gränsen så blir hela beloppet skattepliktigt direkt. Vi brukar rekommendera att alltid dubbelkolla den faktiska kostnaden – det kan bli en dyr miss om en till synes liten ökning leder till förmånsskatt.
Exempelvis hade en av våra kunder köpt presentkort till personalen. Genom att använda vårt kontrollsteg undvek de risken att välja ett kort som hade kunnat lösas in mot kontanter, vilket är otillåtet enligt gällande regler, och istället valde ett lämpligt alternativ som stämde överens med kraven.
Vad gäller för enskilda näringsidkare?
Den som driver enskild firma omfattas inte av reglerna för intern representation. Det innebär att julbord och fester inte får samma skattemässiga behandling som för anställda, men har firman anställda gäller samma regler för dem som för andra arbetsgivare. Det är därför extra viktigt att ha koll på status för både sig själv och eventuella medarbetare.
Fåmansaktiebolag och mindre verksamheter
Det finns inga särskilda regler för små aktiebolag – så även företagaren själv kan vara med på julbord utan beskattning för intern representation. Oavsett bolagsform är det viktigt att dokumentera och hantera allt korrekt, så alla regler följs och trivseln kan vara i centrum.
Praktisk erfarenhet och stöd på vägen
Företagare har mycket att tänka på inför årets slut. Genom att planera aktiviteter och gåvor i god tid, kontrollera beloppsgränser och dokumentera evenemang skapas både trygghet och trivsel. Om du har frågor kring skattefrihet, avdrag och representation så kan vi som redovisningsbyrå bistå med vägledning och praktiskt stöd. Läs gärna mer om redovisningstjänster för företag för att säkerställa att bokslutet och festligheterna blir precis så lyckade som de ska.
Med rätt kunskap och rutiner kan både företaget och personalen njuta av julen med goda minnen och en välskött ekonomi. En genomtänkt fest eller gåva kommer alltid uppskattas lite extra, när allt är hanterat på ett tryggt och professionellt sätt.
