Att arbeta med offentlig upphandling kan vara en oväntat värdefull väg till nya affärer för många småföretag. Många myndigheter och kommuner i Stockholmsområdet köper varje år in tjänster, produkter, och specialistkompetens för stora belopp. Ändå möter vi dagligen företagare som tvekar att ta första steget, ofta av rädsla för administration eller krångliga regelverk – men processen är sällan så avancerad som den verkar.
Vad innebär offentlig upphandling?
Offentlig upphandling är ett system där exempelvis Stockholms stad och andra offentliga organisationer öppet efterfrågar sina behov, och där företag får lägga anbud baserat på tydliga och transparenta krav. Det är ofta mindre företag som snabbast anpassar sig till kraven och levererar flexibla lösningar, vilket öppnar dörren för långsiktiga affärssamarbeten.
Ett anonymiserat kundfall: Ett mindre bolag inom marknadsföring i Stockholm valde att genomföra sin första offentliga upphandling och vann ett uppdrag tack vare sin förmåga att snabbt presentera och dokumentera tydliga arbetsrutiner samt ange relevanta referenser. Under kontraktstiden växte bolaget och byggde upp ett gott rykte inom offentlig sektor.
Så går processen till – steg för steg
- Offentliga aktörer förbereder kravspecifikation och publicerar upphandling i databaser, exempelvis Tendsign där du kan skapa konto och bevaka möjligheter.
- Företag analyserar underlaget och lämnar sitt anbud, där det är viktigt att samtliga krav (”ska-krav”) uppfylls utan undantag.
- Anbuden utvärderas på pris, kvalitet, och dokumenterade rutiner, ofta är referenser och prisbild avgörande.
- Vinnaren får officiellt besked och avtal tecknas, ofta på flera år – vilket ger trygghet och kontinuitet.
En kund inom IT-sektorn berättade att deras första vinst kom via en mindre, direktupphandling, något som senare ledde till större, återkommande uppdrag.
Vår checklista för dig som vill lyckas
För att undvika vanliga misstag kring offentlig upphandling är det viktigt att:
- Alla krav och villkor är tydligt besvarade och dokumenterade
- Tidsfrister respekteras – sent anbud diskvalificeras utan undantag
- Alla nödvändiga intyg och bilagor bifogas korrekt
- Referenser är informerade om att de kan kontaktas av upphandlande myndighet
- Anbudet är undertecknat av behörig firmatecknare
Företag som har strukturerad dokumentation och tydliga rutiner lyckas oftast bäst. Om du är osäker på processen, eller vill ha hjälp att ta fram första anbudet, hjälper vi dig gärna – kontakta oss via vårt formulär och få professionellt stöd genom hela processen.
Principer som skapar trygghet
Fem principer styr offentlig upphandling: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Systemet bygger på att alla har samma chans, oavsett storlek, och processen är transparant och rättvis.
Främsta vanliga frågor vi får: Kan man förhandla om villkor efter att anbudet skickats in? Nästan aldrig – därför är det viktigt att ha allt klart från början.
Praktiska råd från byrån
- Börja smått – lokal upphandling är ofta enklare och passar mindre bolag bättre vid första försöket.
- Använd digitala plattformar för bevakning och anbud – det sparar tid och ger översikt.
- Se till att samla in och informera referenser tidigt, så finns de där när de behövs.
- Kontakta våra redovisningskonsulter i Stockholm om du vill ha hjälp med struktur, dokument eller tips kring kvalitetssäkring.
Ett företag inom konsultverksamhet som började med direktupphandlingar under 100 000 kronor har idag en kontinuerlig affärsrelation med flera offentliga aktörer – ordning och noggrann kommunikation var nyckeln till vinsten.
Oavsett om du vill testa offentlig upphandling för första gången, förbättra rutinerna eller bolla strategier med en erfaren konsult, står vi redo att hjälpa dig hela vägen till en trygg och lönsam affär.
